Gelangensbestätigung als Cloudlösung

U12 erledigt für Sie die Erstellung, den Versand und die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand für Sie und Ihre Kunden deutlich.

Mit dem Modul Gelangensbestätigung der Softwarelösung U12 können Sie die Erstellung, den Email-Versand und die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung nahezu vollständig automatisiert abwickeln und damit die Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftliche Lieferungen absichern.

Mit dem Modul Abliefernachweis wird die Sicherung der Umsatzsteuerbefreiung vollständig automatisiert. U12 nutzt dazu die Zustellbelege der Frachtführer als Abliefernachweise und verknüpft diese mit den Sendungsdaten des Kunden.

Ein weiterer Bestandteil von U12 ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. mit Archivierung der Prüfergebnisse.

Kommunikation U12 mit Rechenzentrum

1. Kunde

Neben der Installation auf einer IBM i5 oder AS/400 beim Kunden ist auch eine
Rechenzentrumslösung möglich. Dabei wird die Software im Rechenzentrum unseres Partners AHP installiert. Der Kunde benötigt keine eigene IBM Hardware und kann über einen PC-Client von jedem Standort über eine sichere VPN-Verbindung auf U12 zugreifen.

2. Arbeitsplatz

Die U12-Arbeitsplätze beim Kunden sind mit einem PC-Client und eventuell mit einem Drucker ausgestattet, um die Belege auszudrucken. Über den Arbeitsplatz kann der Kunde die Anwendung im Rechenzentrum ausführen. Zudem wird über den Browser auf das E-Mailsystem des Rechenzentrums zugegriffen. Ein Zugriff auf das Mailsystem des Kunden ist nicht erforderlich.

3. ERP-System / Warenwirtschaft

In dem Vorsystem des Kunden wird eine CSV-Schnittstellendatei erzeugt. Die Beschreibung für die Schnittstelle wird dem Kunden zur Verfügung gestellt.

Die Schnittstellendatei kann über verschiedene Wege an U12 übertragen werden. Zum Beispiel ist eine Dateifreigabe oder eine FTP-Übertragung über die gesicherte VPN-Verbindung möglich. Aber auch ein Versand der Schnittstellendatei via E-Mail über das Internet ist möglich.

4. VPN-Verbindung

Die Anbindung vom Kunden zum Rechenzentrum wird über einen gesicherten VPN-Tunnel eingerichtet. Der VPN-Tunnel ist erforderlich, damit der Anwender mit der Software U12 arbeiten kann.

5. Rechenzentrum

Die Software U12 läuft im Rechenzentrum auf der Hardwareplattform IBM i5. Die Benutzeroberfläche wird vom PC-Client auf dem Kundensystem aufgerufen. Ein Webserver im Rechenzentrum ist für die Kommunikation zuständig.

Die Importdatei aus dem Vorsystem des Kunden versorgt U12 mit den relevanten Daten zur Erstellung der Gelangensbestätigungen.

Für den Versand und den Eingang der zurückgeschickten Gelangensbestätigungen ist im Rechenzentrum ein Mailserver gehostet. Über diesen Mailserver kann bei Bedarf auch der Datenimport erfolgen.

6. Abliefernachweis

U12 kann bei vielen Frachtführern automatisiert die Zustellbelege abholen. Diese werden dann von U12 mit den zuvor importierten Sendungsdaten (Packstücke, Frachtbriefnummer etc.) aus dem ERP-System des Kunden verknüpft.

Die Datenübertragung zwischen dem Rechenzentrum und den Paketdienstleistern oder Speditionen wird per FTP oder Webservice realisiert.

Die Daten werden von den Frachtführern in unterschiedlichen Formaten (Bilddateien, PDF-Dateien, CSV-Dateien) bereitgestellt und von U12 importiert.

Die Abliefernachweise werden in der Datenbank des Rechenzentrums archiviert. Der Kunden oder der Steuerprüfer kann über den Webclient auf die archivierten Abliefernachweise jederzeit zugreifen.

7. Gelangensbestätigung

Die relevanten Daten werden vom ERP-System des Kunden per Schnittstelle ins Rechenzentrum übertragen. U12 erstellt daraus die Gelangensbestätigung, wandelt sie in eine PDF-Datei um und versendet diese per E-Mail als Einzel- oder Sammelbestätigungen an einen zuvor festgelegten Ansprechpartner des Rechnungsempfängers.

U12 prüft die Gelangensbestätigungen, die vom Abnehmer zurückgeschickt werden und vereinnahmt diese. Fehlende Gelangensbestätigungen können automatisiert angemahnt werden oder werden an den Sachbearbeiter des Kunden als "Nachzubearbeiten" gemeldet.

Der Sachbearbeiter prüft in regelmäßigen Abständen die E-Mails aus dem Ordner "Nachzubearbeiten" und setzt sich ggf. nochmal mit dem Rechnungsempfänger in Verbindung.

Vorteile beim Einsatz von U12 im Rechenzentrum

  • Handling und Datensicherung erfolgen im Rechenzentrum
  • Hohe Datensicherheit durch Infrastruktur des Rechenzentrums
  • Hardwareunabhängigkeit durch ASP
  • Minimaler Setup-Aufwand / kein Wartungsaufwand für den Kunden
  • Kein Zugriff auf das Email-System des Kunden notwendig
  • Abliefernachweise und Gelangensbestätigungen werden im RZ gesichert
  • Zugriff von beliebig vielen Standorten und Betriebsstätten


Produktbeschreibung: U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern

Für weitere Fragen zum Produkt steht Ihnen unser Team jederzeit unter der Tel.-Nr.: 02224 960000 zur Verfügung oder
hinterlassen Sie hier kurz Ihre Kontaktdaten. Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung.

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