Bilanz 10 Jahre Gelangensbestätigung

Rund um die Gelangensbestätigung

Seit dem 01. Oktober 2013 (Übergangsfrist bis zum 31.12.2013) wird von der deutschen Finanzverwaltung eine Gelangensbestätigung als (neuer) Nachweis für umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen verlangt. Der damalige Finanzminister Schäuble wollte mit der Einführung der neuen Nachweispflicht die Steuerhinterziehungen durch Karussellgeschäfte eindämmen. Jährlich sollen dem deutschen Fiskus knapp 10 Milliarden Euro Schaden durch betrügerische Karussellgeschäfte entstehen.

Mittlerweile ist die neue Verordnung in den deutschen Unternehmen angekommen. Zwar beklagt die Mehrheit der Firmen einen hohen zusätzlichen Verwaltungs- und Kontrollaufwand, um die Verordnung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen umzusetzen. Ein Großteil der Unternehmen mit hohem Exportanteil in die Europäische Union setzt aber die Gelangensbestätigung zur Sicherung der Umsatzsteuerfreiheit ein.

Dabei verlangt das Bundesfinanzministerium (BMF) nach § 17 Absatz 1 UStDV von den Unternehmern ein Doppel der Rechnung und die Gelangensbestätigung, um die Steuerfreiheit nachzuweisen. Die Gelangensbestätigung kann in elektronischer Form ausgestellt und an den Empfänger übermittelt werden. Auch eine quartalsweise Zusammenfassung der Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung ist erlaubt.

Folgende Angaben muss eine Gelangensbestätigung enthalten:

• Namen und die Anschrift des Abnehmers (Kunde)
• Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 UStG
• im Fall der Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet und im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet
• Ausstellungsdatum der Bestätigung
• Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Alternative Belegnachweise

Neben der Gelangensbestätigung werden auch alternative Belegnachweise anerkannt, um die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nachzuweisen. Der Frachtbrief, die Spediteursbescheinigung und auch die Tracking & Tracing Protokolle werden als Nachweise in der Regel ebenfalls anerkannt. Im §17a UStDV sind alle Nachweismöglichkeiten aufgeführt.

Buchnachweise und Prüfung der USt-IdNr

Neben der Gelangensbestätigung oder den alternativen Belegnachweisen sind die Buchnachweise besonders wichtig. Diese müssen in ihrer Buchführung eindeutig und leicht nachprüfbar sein. Auch die Prüfung der USt-IdNr des Abnehmers, sowie eine Archivierung der Prüfergebnisse sollte immer durchgeführt werden, um bei Steuerprüfungen auf der sicheren Seite zu sein.

Unternehmen setzten auf Softwarelösungen

Viele Unternehmen haben eine Softwarelösung zur Einholung und Überwachung der Gelangensbestätigungen im Einsatz. Dabei wird die Gelangensbestätigung automatisch mit den Lieferpapieren erzeugt und auf elektronischem Wege an den Empfänger übermittelt.

Einige Firmen haben noch allerdings noch immer keine Softwarelösung im Einsatz, um die Umsatzsteuerbefreiung zu Sichern. Die Personalkosten für eine manuelle Abwicklung der Gelangensbestätigung sind ab einem bestimmten Sendungsaufkommen sehr hoch. Für jede Lieferung ins EU-Ausland muss eine Gelangensbestätigung erstellt und an den Empfänger versendet werden. Zudem ist der Rücklauf der Gelangensbestätigung zu kontrollieren, fehlende Nachweise müssen beim Kunden angemahnt und zurückgesendete Gelangensbestätigungen mit den dazugehörigen Rechnungen verknüpft und archiviert werden.

Outsourcing Gelangensbestätigung

Einige Firmen lassen die Abwicklung der Gelangensbestätigung von Fremdfirmen übernehmen. Diese erhalten die Rechnungsdaten und erstellen und versenden die Gelangensbestätigungen im Namen der Unternehmen. Zudem überwachen sie den Rücklauf aller erforderlichen Nachweise, prüfen diese auf Vollständigkeit und verknüpfen die Gelangensbestätigungen mit den entsprechenden Rechnungen.

Softwarelösung und Komplettabwicklung der Gelangensbestätigung

RC Rhenania Computer hat mit der Software U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern eine Anwendung entwickelt, die sowohl die Erstellung, den Versand als auch die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung automatisiert.

Neben der Softwarelösung U12 zur Sicherung der Umsatzsteuerbefreiung, bietet RC Rhenania Computer auch einen Service zur Komplettabwicklung der Gelangensbestätigung an. Dabei übernimmt der Softwareanbieter aus Bad Honnef die komplette Abwicklung der Gelangensbestätigung für seine Kunden. Die Erstellung, der Versand, die Verknüpfung mit den Rechnungen, sowie das Mahnwesen und die Archivierung der zurückgesendeten Gelangensbestätigungen wickelt RC Rhenania Computer in seinem Rechenzentrum ab.

Bei einer möglichen Steuerprüfung kann die Finanzbehörde einfach auf die Daten zugreifen. So schaffen Sie ohne zusätzliche Personalkosten volle Transparenz und Rechtssicherheit.