Gelangensbestätigung im Überblick
Alle wichtigen Informationen zum Thema Gelangensnachweis
Gelangensbestätigung – Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Seit dem 01.01.2014 gilt die Gelangensbestätigung als neuer Nachweis für umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen. Die Bundesregierung will durch diese Nachweispflichten Steuerhinterziehungen, die beispielsweise durch Karussellgeschäfte entstehen, verhindern.
Neben der Gelangensbestätigung werden auch alternative Belegnachweise anerkannt, um die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nachzuweisen. Der Frachtbrief, die Spediteursbescheinigung und auch die Tracking & Tracing Protokolle werden als Nachweise in der Regel ebenfalls anerkannt. Im §17a UStDV sind alle Nachweismöglichkeiten aufgeführt.
Wird das Gelangen der Ware in einen anderen EU-Mitgliedsstaat nicht mit einer Gelangensbestätigung oder einem der Alternativnachweise belegt, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer, für die eigentlich umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, nachfordern.
Die Gelangensbestätigung muss zwingend folgende Angaben enthalten, um gültig zu sein:
- Namen und Anschrift des Kunden
- Art und Menge des Gegenstandes der Lieferung
- Empfänger und Bestimmungsort
- Monat des Erhalts des Gegenstandes
- Ausstellungsdatum der Bestätigung
- Unterschrift des Abnehmers oder eines Beauftragten (Unterschrift bei elektronischer Übermittlung nicht notwendig)
Wird die Gelangensbestätigung in elektronischer Form (per E-Mail) übermittelt, muss erkennbar sein, dass das elektronische Dokument aus dem Bereich des Ausstellers stammt.
Die Gelangensbestätigung kann als Einzelbestätigung oder als Sammelbestätigung (quartalsweise) eingeholt werden. Die Gelangensbestätigung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.
Softwarelösung von Rhenania Computer zur Abwicklung der Gelangensbestätigung
Um die neue Verordnung zur Umsatzsteuerbefreiung einzuhalten, setzen viele mittlere und große Unternehmen mit einem hohen Versandaufkommen ins europäische Ausland auf eine softwaregestützte Lösung.
Eine Softwarelösung, die sowohl die Erstellung, den Versand als auch die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung automatisiert, bietet RC Rhenania Computer mit dem Produkt U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern an. Dadurch minimiert sich der Aufwand für die Unternehmen und deren EU-Kunden erheblich.
Als Alternative zur Gelangensbestätigung kann der Nachweis des Wareneingangs im EU-Ausland auch anhand der Zustellbelege der KEP-Dienstleister erfolgen. Diese Möglichkeit wird noch nicht von allen Carriern angeboten. Mit der Softwarelösung U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern von RC Rhenania kann dieser Nachweis zur Umsatzsteuerbefreiung mit der Option „Abliefernachweis“ weiter automatisiert werden. Aus den Zustellbelegen der Frachtführer wird ein Abliefernachweis erstellt und mit den Sendungsdaten (Packstücke, Frachtbriefnummer) aus dem Vorsystem verknüpft.
Die Zustellbelege aller Paket-Dienstleister und der meisten Spediteure - wie z. B. DPD, FedEx, UPS, DB Schenker, GLS - können mit der Software U12 -Umsatzsteuer Befreiung Sichern automatisiert abgeholt und als Nachweis zur Umsatzsteuerbefreiung genutzt werden.
Die Anbindung der Software erfolgt über Schnittstellen zum Vorsystem oder über einen CSV-Import. Alternativ zu einer Installation auf der IBM iSeries ist auch eine Einrichtung im Rechenzentrum als Cloudlösung möglich. U12 ist mandantenfähig und kann zudem von beliebig vielen Betriebsstätten genutzt werden.
