U12 – Umsatzsteuer Befreiung Sichern (Gelangensbestätigung)

U12 umfasst die Module Gelangensnachweis / Gelangensbestätigung, Abliefernachweis sowie die qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identnummer mit Archivierung. Damit bietet Ihnen die Software folgende Vorteile:

• Der manuelle Aufwand bei der Erstellung und dem Versand der Gelangensnachweise / Gelangensbestätigungen entfällt.
• Mit dem Modul Abliefernachweis wird der Prozess vollständig automatisiert.    
• U12 kann an das bestehende ERP-System einfach über eine Schnittstelle oder einen csv-Import angebunden werden.
• Die Vereinnahmung externer Gelangensbestätigungen ist möglich.
• Offene Gelangensbestätigungen können einfach nachverfolgt werden.

Was leistet U12?

⁠Die Softwarelösung U12 unterstützt den gesamten Prozess der Nachweisführung innergemeinschaftlicher Lieferungen durch eine weitgehend automatisierte Abwicklung. Gelangensnachweise – vormals Gelangensbestätigungen – werden automatisch erstellt, versendet, vereinnahmt und archiviert. Über einen Dialog kann der Status aller Nachweise festgestellt und die Vollständigkeit überwacht werden.

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Wie genau funktioniert U12?

• ⁠Die Softwarelösung U12 erhält in zuvor festgelegten Intervallen die Daten aller EU-Sendungen aus dem Vorsystem und erstellt entsprechende Gelangensnachweise bzw. die Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung. Das bedeutet, dass der Kunde einen Gelangensnachweis pro Woche, Monat oder Quartal erhält, in dem alle Sendungen aufgeführt sind, die er in diesem Zeitraum empfangen hat.
• ⁠⁠Die Nachweise werden als Dateianhang im pdf-Format an eine Mailadresse gesendet, die im Vorsystem hierfür hinterlegt wurde. Die Gelangensbestätigung wird in einer der drei EU-Sprachen erstellt – der Text der E-Mail orientiert sich am Sprachenschlüssel, der ebenfalls im Vorsystem für jeden Kunden festgelegt wurde.
• Der Kunde prüft anschließend die in der E-Mail aufgeführten Sendungen. Ist er mit dem Inhalt einverstanden, sendet er die E-Mail mit Dateianhang an das Postfach „entry.certificate“. U12 überwacht dieses Postfach in regelmäßigen Intervallen und prüft jede eingegangene Mail auf verschiedene Parameter. Im Rahmen der Prüfung wird verifiziert, ob die Mail aus dem Verfügungsbereich des Kunden kommt – die Betreffzeile muss unverändert sein und die Gelangensbestätigung im Anhang mit der Betreffzeile übereinstimmen. 
• ⁠⁠Sind alle Werte korrekt, wird die Gelangensbestätigung automatisiert im System als vereinnahmt markiert und archiviert. Sollten sich bei der Prüfung Abweichungen ergeben, verbleiben die Mails im Postfach und müssen manuell nachbearbeitet werden. Ist der Kunde nach Prüfung der Gelangensbestätigung nicht einverstanden, sendet er die Nachricht an das Postfach „clearing“. Hier ist anschließend eine Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter erforderlich.
• ⁠⁠Über die entsprechenden U12-Dialoge kann der aktuelle Status aller Gelangensnachweise eingesehen und damit auch die Vollständigkeit überwacht werden. Offene Vorgänge bzw. nicht zurückgesendete Gelangsnachweise werden in regelmäßigen Abständen über eine Offene-Posten-Verwaltung angemahnt. U12 arbeitet hier mit Mahnvorschlagslisten oder mahnt in regelmäßigen Abständen auch komplett automatisiert.
• ⁠⁠Analog zum Standardversand wird auch die ausstehende Gelangensbestätigung an die vorbestimmte Mailadresse gesendet. Die Mahntexte sind mehrsprachig hinterlegt und richten sich nach der aktuellen Mahnstufe. Diese erhöht sich entsprechend mit jedem Mahnlauf.

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Übernimmt Rhenania auch die komplette Abwicklung der Gelangensnachweise?

⁠Rhenania Computer bietet Ihnen als zusätzlichen Service neben der Inhouse- und
Cloudlösung auch eine Komplettabwicklung der Gelangensbestätigung an.

Bei unserer Qutsourcing-Lösung führen wir die vollständige Abwicklung der Gelangensbestätigung für Sie durch. Die Erstellung, der Versand, die Verknüpfung mit den Rechnungen sowie das Mahnwesen und die Archivierung der zurückgesendeten Gelangensnachweise übernehmen wir für Sie in unserem Rechenzentrum.

Wann dürfen Unternehmen Waren ohne Umsatzsteuer liefern?

⁠⁠Damit Waren ohne Umsatzsteuerausweis ins EU-Ausland geliefert werden dürfen, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein:

• ⁠⁠⁠Unter anderem ist es wichtig, dass die jeweilige Ware tatsächlich in dem EU-Mitgliedstaat angelangt ist, für den sie bestimmt ist. Außerdem ist es erforderlich, dass es sich bei dem Kunden um einen Unternehmer handelt, der über eine eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer verfügt.
• ⁠⁠Des Weiteren muss der jeweilige Artikel für das Unternehmen des Kunden gekauft worden sein und darf keinem privaten Zwecken dienen. Ferner muss der Kauf der Ware den Vorschriften der Umsatzbesteuerung im Zielland unterliegen. Das bedeutet, dass der Kunde die jeweilige Versteuerung durchzuführen hat.
  
  

Welchen Zweck erfüllt ein Gelangensnachweis / eine Gelangensbestätigung?

Grundsätzlich ist es möglich, dass Unternehmen, die Waren ins EU-Ausland liefern, die Steuerschuld an den Leistungsempfänger übertragen. Hierfür müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die Gelangensbestätigung ist der Nachweis dafür, dass die entsprechenden Waren tatsächlich beim Empfänger in einem anderen EU-Land angekommen sind. Auf diese Weise soll Steuerhinterziehung entgegengewirkt werden.

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Wie ist eine Gelangensbestätigung aufgebaut?

⁠Eine Gelangensbestätigung muss zwingend bestimmte Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Hierzu gehören insbesondere:

• Name und Anschrift des Kunden sowie
• Art und Menge des ausgelieferten Artikels,
• Empfänger und Bestimmungsort.
• Des Weiteren muss die Gelangensbestätigung den Monat des Erhalts des Gegenstands ausweisen und das Ausstellungsdatum der Bestätigung nennen.
• Der Abnehmer oder ein Beauftragter muss bestätigen, dass die jeweilige Ware angekommen ist.

⁠Die Abwicklung der Gelangensbestätigung ist über das Modul Gelangensnachweis / Gelangensbestätigung in der Software U12 von RC Rhenania Computer gelöst.

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Wie können Abliefernachweise und Spediteurbescheinigungen verwendet werden?

⁠Es ist nicht zwingend erforderlich, den Erhalt der Ware in einem anderen EU-Land durch einen Gelangensnachweis bzw. eine Gelangensbestätigung nachzuweisen. Alternativ kann auch der Abliefernachweis des Paketdienstleisters (Tracking-Protokoll) oder die weiße Spediteurbescheinigung des Palettenspediteurs als Zustellnachweis dienen.

U12 bietet mit seinem Modul Abliefernachweis eine manuelle und optional auch eine automatisierte Vereinnahmung an: 

• Bei der manuellen Vereinnahmung scannt der Sachbearbeiter den Abliefernachweis oder die Spediteurbescheinigung ein und speichert die PDF-Datei unter der entsprechenden Vorgangsnummer im U12-System ab. 
• Viele Spediteure und Paketdienstleister stellen die Nachweise inzwischen auch zum Download zur Verfügung. Der gesamte Vereinnahmungsprozess kann so vollständig automatisiert ablaufen. U12 holt die Nachweise beim Frachtführer ab und ordnet die Belege der entsprechenden Sendung bzw. Rechnung zu. Der Vorgang wird anschließend von U12 als vereinnahmt markiert und archiviert. 
  

Warum ist eine qualifizierte Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer wichtig?

Eine wichtige Voraussetzung für eine Gelangensbestätigung ist die Tatsache, dass es sich beim Empfänger der Ware um einen Unternehmer handelt, der die Umsatzsteuer in seinem Heimatland abführen darf. Dass das der Fall ist, wird durch die sogenannte Umsatzsteueridentifikationsnummer nachgewiesen. 
In diesem Zusammenhang muss klar zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigung unterschieden werden:

• Bei der einfachen Bestätigung wird lediglich nachgewiesen, dass eine bestimmte Umsatzsteueridentifikationsnummer gültig ist.

• Bei einer qualifizierten Bestätigung werden zusätzliche Informationen abgeglichen. Hierzu gehören unter anderem der Firmenname, die Rechtsform und der Firmenort. 

⁠⁠Die vom Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identnummer mit Archivierung der Prüfergebnisse ist ein weiterer Bestandteil der Softwarelösung U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern von RC Rhenania Computer.